Auparavant, après avoir effectué une requête préalable à l'embauche, un employeur recevait une notification du Clearinghouse s'il y avait un changement dans le dossier Clearinghouse de ce conducteur dans les 30 jours. La Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) a élargi les notifications aux employeurs. À compter du 8 mars 2023, un employeur sera averti par courriel lorsqu'un conducteur interrogé aura de nouvelles informations enregistrées dans son dossier Clearinghouse dans les 12 mois suivants une demande préalable à l'emploi ou annuelle.
L'historique des requêtes sera également mis à jour pour refléter la disponibilité de nouvelles informations.
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Un employeur doit prendre les mesures suivantes lorsqu’il est informé d'un changement :
Une requête de suivi est nécessaire pour afficher les informations sur le nouveau conducteur. L'employeur doit remplir une requête de suivi complète, dans les 24 heures pour déterminer si les nouvelles informations interdisent au conducteur d'exercer des fonctions critiques pour la sécurité, telle que la conduite d'un véhicule utilitaire. Cette requête de suivi complète nécessite le consentement spécifique du conducteur. Si l'employeur utilise l’icône « Envoyer la demande de consentement » sur l'écran Historique des requêtes, il ne sera pas facturé pour la requête de suivi. La requête de suivi satisfera également à l'exigence de requête annuelle de l'employeur, et les employeurs recevront des notifications de modifications apportées au dossier du conducteur dans les 12 mois suivant une requête de suivi.
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Conformément à l’article 382.703(c) FMCSR, si le conducteur refuse d'accorder un consentement spécifique, l'employeur doit retirer le conducteur des fonctions critiques pour la sécurité jusqu'à ce qu'une enquête complète soit effectuée et que les résultats soient obtenus. Une fois la requête complète effectuée, le conducteur ne peut reprendre les fonctions sensibles à la sécurité que si la requête renvoie un statut « Non interdit ».
Notez que les nouvelles informations dans un enregistrement Clearinghouse peuvent inclure des modifications telles qu'une mise à jour du statut de retour au travail, une violation supprimée ou une nouvelle violation. Une requête de suivi complète est nécessaire pour déterminer si les nouvelles informations donnent au conducteur le statut de centre d'échange « interdit ».