Rappel concernant les documents à bord et les documents de support lors d'utilisation du DCE aux États-Unis

Auteur : Yves MauraisPublié le 08 septembre 2021

Le Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) a émis quelques rappels pour aider les transporteurs routiers et les conducteurs à respecter les exigences lors de l’utilisation du dispositif de consignation électronique (DCE) en sol américain.

En vous assurant d’avoir les bons documents à bord du véhicule et la conservation de ceux-ci en entreprise, vous serez en mesure d’éviter des infractions courantes aux États-Unis et mettre à profit votre profil de sécurité américain.

DCE aux États-Unis, avez-vous tous les documents requis ?

Documentation à bord et documents de support

Si vous circulez aux États-Unis, vos chauffeurs doivent avoir avec eux certains documents en format papier ou électronique selon le règlement américain sur le DCE. La plupart des manquements au règlement concerne les documents et matériel que les chauffeurs doivent avoir en leur possession dans le camion, ou que les entreprises doivent conserver en filière. Vous trouverez plus bas une liste de ces documents, autant pour les entreprises que pour les chauffeurs.

Quels documents doivent se retrouver dans le camion ?

Un chauffeur qui utilise un DCE doit avoir dans son camion les items suivants :

•    Un manuel de l’utilisateur décrivant comment utiliser le DCE ;
•    Une feuille d’instructions qui décrit le mécanisme de transfert de données fournies par le DCE et des instructions pas-à-pas qui décrivent comment effectuer le transfert des heures de service du chauffeur à un officier de sécurité autorisé ;
•    Une feuille d’instructions pour le chauffeur qui inclut la procédure à suivre lorsque le DCE est en panne et comment conserver les données ;
•    Une série de feuilles de temps vierges quadrillées en quantité suffisante pour enregistrer les données et autres informations pour un minimum de 8 jours.

Est-ce que les informations du DCE peuvent être en format électronique ?

Oui. Le manuel de l’utilisateur, la feuille d’instruction, la feuille de procédure en cas de panne et les feuilles de temps vierges peuvent être en format électronique. Un logiciel/application satisfait aussi le règlement pour la fourniture de feuilles de temps vierges selon la règle du FMCSA Electronic Document and Signatures publiée le 16 Avril 2018 (83 FR 16210). Vous pouvez aussi consulter 49 CFR 390.32(b).

Quels sont les documents de support requis pour la vérification des heures de conduite de chauffeurs ?

Ils sont groupés en cinq catégories tel que décrites dans 49 CFR 395.11(c).

•    Itinéraire, cédule ou documents équivalents qui mentionnent l’origine et la destination de chaque voyage ;
•    Données d’expédition (dispatch) de voyage ou documents équivalents ;
•    Reçus de dépenses liés aux périodes de non-conduite en travail (on-duty not-driving time) ;
•    Données cellulaires qui démontrent les communications avec un système de gestion de flotte
•    Données de paie, feuilles d’entente ou documents équivalents qui indiquent la façon et combien le chauffeur a été payé.

Note : Si un chauffeur utilise un relevé papier selon 49 CFR 395.8(a)(1)(iii), l’entreprise doit aussi conserver les reçus de postes de péage. Pour ces chauffeurs, les reçus de péage ne comptent pas dans la limite de 8 documents.

Quelle information doit se retrouver dans ces documents de support ?

Les documents de supports doivent inclure les informations suivantes :

•    Le nom du chauffeur ou son numéro d’assignation, soit sur le document ou sur un autre document qui permet à l’entreprise de lier le document au chauffeur. L’identification du camion peut aussi être utilisée si elle peut être liée au chauffeur;
•    Date ;
•    Position (incluant le nom de la ville ou village le plus proche) ;
•    Temps/Heure.

Combien de pièces justificatives doivent être conservées par les transporteurs routiers, et quand les conducteurs doivent-ils les remettre au transporteur routier ?

Les transporteurs routiers doivent conserver jusqu'à 8 pièces justificatives pour chaque période de 24 heures pendant laquelle un conducteur est en service. Les conducteurs doivent remettre leurs feuilles de temps et les pièces justificatives au transporteur routier au plus tard 13 jours après leur réception.

Si un transporteur routier conserve plus de 8 pièces justificatives, il doit conserver le premier et le dernier document générés dans le cours normal des affaires.

Existe-t-il des catégories spécifiques de pièces justificatives que les conducteurs peuvent fournir par voie électronique ?

Deux catégories de pièces justificatives ne sont pas des documents qu'un conducteur devrait conserver physiquement : les communications mobiles électroniques et les registres de paie. Ils peuvent faire partie d'un dossier plus vaste que le transporteur conserve électroniquement ou physiquement au lieu d'expédition ou au principal établissement. En appliquant la limite de 8 documents, toutes les informations contenues dans un enregistrement de communication mobile électronique seront comptées comme un document par jour de service.

Vous pouvez trouver ces informations, ainsi que des questions et réponses sur de nombreux autres sujets dans la Foire aux questions DCE (en anglais). 

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